Про деловую переписку в мессенджерах

На основе некоторых рекомендаций для деловой переписки в письмах решил составить свой топ 10 правил для деловой переписки в Skype, Telegram и прочих мессенджерах:

1. Записывайте контакты в адресную книгу только по имени и фамилии + название компании. Это не только поможет вам быстро находить нужный чат, но и убережет от неприятностей при добавлении в группы и цитировании сообщений.

2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное обращение — неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.

3. В 2016 году net ni odnoj prichini ispolzovat translit

4. Сообщение должно быть точным, конкретным и лаконичным.

  • Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь: дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему какого-то письма или имя файла.
  • Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
  • Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать в трёх абзацах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.

Ваши эмоции или отношение к чему либо никого не интересуют. Пишите кратко и по делу.

5. Если сообщение содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос.

6. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в сообщении. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенный и точный ответ.

7. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на имидж всей компании.

8. Исправьте сообщение, если заметили, что уже отправили сообщение с ошибкой.

9. Цитируйте текст оригинального сообщения или используйте функцию ответить.
При полном цитировании пишите текст ответа в конце сообщения (в письмах — наоборот)!

10. Помните о том, что все что вы пишете в мессенджер, может быть прочитано кем-то еще. Конфиденциальную информацию нужно отправлять в шифрованном чате или письмом.

Ссылки по теме:
Правила бизнес-общения в мессенджерах
11 неловких моментов при общении по email
Все про деловое письмо
Стикеры с котами

Популярное